Het STAM erfde samen met de collectie en de bibliotheek ook het archief van het in 2005 gesloten Bijlokemuseum, het stedelijk oudheidkundig museum. Dit materiaal geeft een beeld van de werking van de voorlopers van het STAM en bevat informatie over de museumverzameling.
Het oudheidkundig museum viel tot 1884 onder de verantwoordelijkheid van de stedelijke erfgoedcommissie. Die veranderde een aantal keren van naam en werd later de Stedelijke Commissie van/voor Monumenten en Stadsgezichten (SCMS). Beslissingen betreffende het museum werden in die periode genoteerd in hun verslagboeken (bewaard in het Archief Gent). Conservator Alfons Werveke liet alle passages over het museum en de collectie kopiëren en bundelen in registers voor het eigen museumarchief.
Vanaf 1884 beschikte het oudheidkundig museum over een eigen commissie. De verslagen van hun bijeenkomsten werden tot 1969 ook bijgehouden in registers.
De verslagboeken werden gedigitaliseerd en kan je hier terugvinden:
REG_1 Procès-verbaux des séances de la Commission (31.10.1884 - 20.4.1897)
REG_8 Kopijen van documenten uit archief van de lokale Commissie voor monumenten (1819-1885)
REG_15 Procès-verbaux des séances de la Commission (29.12.1897 - 25.3.1939)
Pas na het aantreden van Alfons Van Werveke als museumconservator in 1899 startte het museum met de aanleg van aanwinstenregisters. Hierin noteerde men de aankopen voor de museumcollectie, de schenkingen en legaten, en de in depot gegeven objecten.
De oudste registers geven een overzicht van de aanwinsten vanaf de oprichting van het museum in 1833 tot in begin van de jaren 1920. De gegevens over de periode vóór 1899 zijn gebaseerd op oudere vermeldingen in commissieverslagen en andere bronnen. Dit verklaart de soms vage beschrijving van de objecten en de onvolledigheid van de registers.
De opvolger van Van Werveke, Henri Nowé, begon bij zijn aantreden in 1930 met een nieuwe reeks aanwinstenregisters. Deze werden bijgehouden tot aan zijn pensionering in 1958.
In de registers stonden oorspronkelijk geen inventarisnummers vermeld bij de objecten. Pas na het toekennen van de huidige nummers zijn deze bij een aantal stukken in de marge toegevoegd.
De registers bevatten ook stukken die nu niet meer tot de museumverzameling behoren. Wanneer een object naar een andere instelling werd herbestemd kregen ze een verwijzing, zoals ‘archief’ (Stadsarchief, nu Archief Gent) of ‘F’ (Folkloremuseum, nu Huis van Alijn).
De registers uit dit archief werden gedigitaliseerd en kan je hier vinden:
REG_3 Giften, dons (1833-1924)
REG_4 Comptes du Musée d'archéologie de la ville de Gand (18.6.1884 - 9.10.1916)
REG_6 Régistre des dépôts confiés au Musée communal d'archéologie de Gand (1884-1910)
REG_7 Régistre des achats (1834-1920)
REG_9 Register penningen 1899-1936
REG_10 Registre d'entrée de la Société gantoise des amis de la médaille 12 décembre 1909
In de loop van de 19de eeuw liet de erfgoedcommissie enkele keren een handgeschreven inventaris opmaken van de toenmalige museumcollectie. De uitgebreidste inventaris dateert uit 1875-1878. Voor de beschrijving van de objecten deed men toen een beroep op M.A. Théodore Boll, een voormalig medewerker van de bekende Gentse architect en verzamelaar Louis Minard. Zijn aantekeningen werden later geordend en gebundeld door de secretaris van de commissie, universiteitsbibliothecaris Ferdinand Vander Haeghen.
Deze inventaris bestaat uit vier delen: drie delen met Franstalige beschrijvingen en één deel met Nederlandstalige beschrijvingen. Sommige objecten zijn in beide talen beschreven. De nummering van de objecten in deze catalogus komt niet meer overeen met de huidige inventarisnummers. Soms heeft men dit nadien toegevoegd. De bijhorende index wordt bewaard in de Universiteitsbibliotheek Gent
